El
control se lleva a cabo mediante el análisis de las desviaciones, que es el
término que, en economía, y en particular en la economía de la empresa, se
utiliza para definir las diferencias entre las magnitudes previstas y las
realmente alcanzadas. Requisitos de
control
Las
técnicas de control tienen que cumplir una serie de requisitos que hay que
tener presentes:
·
El control debe reflejar la naturaleza y las
necesidades de la actividad.
·
Reportar prontamente las desviaciones. El
sistema ideal de control detecta las desviaciones proyectadas antes que ellas
ocurran realmente.
·
El control debe mirar hacia adelante. Debe
señalar las excepciones a los puntos críticos.
·
Debe ser objetivo. No puede ser subjetivo, ya
que puede influir en los juicios del desempeño imperfectamente.
·
Flexibilidad. El sistema de control debe
proporcionar los errores.
·
Debe reflejar el patrón de la organización. La
estructura de la organización, es el principal vehículo para coordinar el
trabajo de la gente, también es un medio importante para mantener el control.
·
Ser económico. El control tiene un coste,
aunque la economía es relativa, puesto que los beneficios varían con la
importancia de la actividad.
1. EL CONTROL PRESUPUESTARIO
Todo presupuesto es, a la vez,
un instrumento de control y de planificación. Un presupuesto es un conjunto de
resultados esperados, expresados en términos numéricos.
PRESUPUESTOS MONETARIOS
presupuesto básico de toda
organización, Se confecciona siguiendo los siguientes pasos:
• Desglosar la organización en
departamentos o áreas de actividad.
• Determinar los ingresos del
ejercicio, desglosado por departamento o área de actividad.
• Distribuir los costes, tanto
asignables como no asignables, independientemente de que sean fijos o
variables.
Presupuesto de ingresos:
Consiste en prever los ingresos futuros de la organización.
Presupuesto de gastos: Consiste
en la determinación de los gastos que se van a producir para que la
organización alcance sus objetivos.
Presupuesto de tesorería: Es un
presupuesto derivado de los presupuestos anteriores cuyo objetivo es conocer.
LOS PRESUPUESTOS NO MONETARIOS
Estos presupuestos no se
expresan en dinero sino en otras unidades, como horas de trabajo, metros
cuadrados, horas máquina, unidades producidas o servicios prestados.
EL USO DE LOS PRESUPUESTOS EN EL
CONTROL
El control presupuestario
consiste en comparar las previsiones de los presupuestos con la información
real obtenida tras su ejecución o durante la misma. De ese modo se detectan
desviaciones, que plantean según sea el caso diversos problemas:
• Sobrepre supuestación: Esto
ocurre cuando el presupuesto es excesivamente detallado y no deja a los
gerentes capacidad.
• Exceder las metas de la
organización: La razón de ser de los presupuestos es lograr las metas.
• Esconder las ineficiencias: Si
los presupuestos se construyen en base a los presupuestos o gastos anteriores.
• Ocasionar inflexibilidad: Si
los presupuestos no se modifican en base al cambio en las previsiones y en el
comportamiento del contexto.
Hay algunas variedades de
presupuestos que apuntan a resolver estos problemas:
• Presupuestos flexibles: Se
modifican en la medida en que se van produciendo cambios importantes en las
previsiones de base.
• Presupuestos de base cero: Se
inician desde cero en cada nuevo período .
EL CONTROL NO PRESUPUESTARIO
Las principales formas de
control no presupuestario son:
• La información estadística:
Relacionada con estándares y referida a los objetivos de la empresa, la
información estadística.
• Informes y análisis
especiales: Los análisis particulares de actividades o situaciones bien
delimitadas suelen permitir la detección de oportunidades de ahorro o mejoras,
que pasan inadvertidos en análisis más genéricos.
• La auditoría interna: Se trata
de análisis sistemáticos de las diversas actividades, realizados por el
personal staff de la organización.
• La observación personal: Es la
supervisión directa, por observación in situ y comunicación interpersonal con
los empleados.
• Las encuestas de satisfacción:
Las que se dirigen a clientes o usuarios permiten medir la satisfacción real.
• La evaluación del desempeño:
Es una técnica de control de los trabajadores en cuanto a su desempeño a lo
largo del tiempo.
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